KOOPERATIONEN
LAUFENDE PROJEKTE
bwOZG
Mit dem Onlinezugangsgesetz (OZG) hat der Gesetzgeber den digitalen Zugang zu den verschiedenen Verwaltungsleistungen für Bürgerinnen und Bürger und Unternehmen sowie ein strukturiertes Angebot dieser Online-Verwaltungsleistungen über einen Portalverbund definiert.
Alle staatlichen Hochschulen des Landes haben sich in diesem Projekt organisiert, um die Digitalisierung der administrativen Prozesse, neben der formalen Erfüllung der Anforderungen des OZG, weiter voranzutreiben.
>> Weiterführende Informationen zum Projekt
>> Interner Bereich für Mitglieder der Hochschulen in Baden-Württemberg
Workshop Projektmitarbeitende im Hohenwart-Forum vom 19. – 20. Mai 2025
Ende der Anmeldefrist: 28.03.2025
bwReise
Das Projekt bwReise widmet sich der Digitalisierung des Reisemanagements. Das Hochschularten übergreifende Projekt bwReise gründet auf einer Basisarbeit des Arbeitskreises bwRM (bwReisemanagement) der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Reisekostenstellen und IT-Abteilungen der baden-württembergischen Universitäten (2017-2022) und dem Vorprojekt bwReise mit Vertreterinnen und Vertretern von Universitäten, Hochschulen für Angewandte Wissenschaften, Pädagogische Hochschulen und Hochschulservicezentrum Baden-Württemberg (2021-2022).
Die Leitung des Landesprojektes bwReise liegt seit Juli 2023 bei Herrn Ivo Kekez, angesiedelt bei der Universität Hohenheim.
In Partnerforen werden Interessierte, Arbeitsgruppen und Projektbeteiligte mit Berichten und Updates zum Projekt informiert und Meetings organisiert. Das Projekt wird von einem Lenkungskreis geleitet und von einem Technischen Beirat unterstützt.
Ansprechpartner: Herr Ivo Kekez, Leitung Landesprojekt bwReise (Universität Hohenheim), Mail: ivo.kekez@verwaltung.uni-hohenheim.de
Dialogprozess „Hochschulen in der digitalen Welt“
Das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg hat mit dem „Zukunftsworkshop“ am 08.07.2022 in Mannheim einen Dialog begonnen, den digitalen Wandel in Lehre, Forschung und Administration an den Hochschulen noch stärker zu verankern, umzusetzen und voranzutreiben. Seitdem wurde der Dialogprozess „Hochschulen in der digitalen Welt“ in einzelnen Projekten vorangebracht.
Aktuelle Projekte aus dem Dialogprozess „Hochschulen in der digitalen Welt“ im Bereich Administration:
Prozessorientierter Aktenplan
Ziel des Projektes ist es, den Hochschulen in Baden-Württemberg einen prozessorientierten Musteraktenplan bereitzustellen. Er soll so beschaffen sein, dass er schnell für die digitale Vorgangsbearbeitung eingesetzt werden kann. Um Ablage, Aufruf, Bearbeitung und Bereitstellung von Dokumenten aus digitalen, teilautomatisierten Prozessen heraus zu ermöglichen, werden moderne Ablagekonzepte benötigt, die von Dokumentenmanagement-Systemen unterstützt werden können.
>> Mehr zum Projekt auf der Projekthomepage
bwKI-Transfer
Im Rahmen des Projektes bwKI‐Transfer sollen die Möglichkeiten und vorhandene Erkenntnisse zusammengeführt sowie über ausgewählte Pilotprojekte weitere Ergebnisse geschaffen und allen Hochschulen in Baden‐Württemberg zur Verfügung gestellt werden. Eine Evaluation der pilotierten Systeme und ein Transfer dieses Wissens in die Digitalisierungsprojekte an den Hochschulen im Land werden wesentliche Komponenten auf dem Weg zu effektiveren administrativen Abläufen an den Hochschulen sein.
ProzessProjekt.digital
Die Maßnahme umfasst ein Programm zur fachlichen Erarbeitung und Gestaltung von hochschulübergreifend anwendbaren, kontextsensitiven Vorgehensmodellen zur Digitalisierung administrativer Prozesse.
QualiCampusBW
Das Ziel von QualiCampusBW besteht darin, den kulturellen Wandel an Hochschulen, geprägt von Digitalisierung, Wettbewerbsdruck und sich regelmäßig weiterentwickelnden rechtlichen Rahmenbedingungen, durch eine strategische Herangehensweise zu unterstützen. Im Projektfokus steht die Kompetenzerweiterung von Hochschulmitarbeitenden, um sie über die Methoden und Techniken u.a. des Qualitäts‐ und Prozessmanagements für die Ausführung ihrer bestehenden Tätigkeitsbereiche zu stärken.
Ansprechpartnerin: Frau Christina Schmidt, Projektleitung QualiCampusBW (Hochschule Ravensburg-Weingarten), Mail: christina.schmidt@rwu.de
LANDESDIENSTE
bwProzesse
bwProzesse betreibt eine gemeinsame Plattform für die Prozessmodellierung der Universitäten des Landes Baden-Württemberg. Für den Austausch innerhalb von Landesprojekten hat man sich auf ein gemeinsames Prozessbeschreibungsformat geeinigt.
- Dienststart 2018
- Dienstbetreiber: Universität Konstanz
- Teilnahme aller baden-württembergischen Universitäten
EHEMALIGE PROJEKTE
bwCard
- Laufzeit 2018 – 2021
- Teilnehmer: alle Landesuniversitäten in Baden-Württemberg
bwCMS
- Laufzeit 2009 – 2016
- Teilnehmer: alle Landesuniversitäten in Baden-Württemberg
Digitale Transformation administrativer Prozesse an den Universitäten“ ist ein Rahmenkonzept für die gemeinsame digitale Transformation administrativer Prozesse an den Universitäten Baden-Württembergs.
Arbeitskreis der Leiterinnen und Leiter
der wissenschaftlichen Rechenzentren
in Baden-Württemberg
(ALWR)
Laufende Projekte und Informationen zu den infrastrukturellen Diensten der beteiligten Einrichtungen finden Sie unter
>> Website des ALWR
ARBEITSGRUPPEN
EVA
EVA ist aus dem Arbeitskreis der EDV- und Organisationsreferenten (EVA-ORG) hervorgegangen. Hier treffen sich die IT-, Organisations- und Prozessverantwortlichen der zentralen Verwaltung zu einer Arbeitstagung in regelmäßigen Abständen.
Ziele:
Regelmäßiger Austausch zu aktuellen Entwicklungen und anstehenden Herausforderungen zwischen den Universitäten an der Schnittstelle zwischen der IT und den administrativen Prozessen.
Geschäftsführung:
Ingrid Bohr (Kooperationsunterstützung bwUni.digital)
Kooperationen in der Lehre – bwKoopLehre
Der Arbeitskreis besteht aus Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verschiedener Organisationseinheiten der Universitäten, die sich mit organisatorischen, rechtlichen und IT-technischen Fragestellungen der internationalen, nationalen und regionalen Kooperationen in Lehre und Studium befassen.
Ziele:
- Austausch zu allen Fragestellungen der Studierendenmobilität in verschiedenen Formen der Kooperation
- Feststellung von Herausforderungen und Entwicklung gemeinsamer Lösungsansätze
Sprecher:
Herr Dr. Heiko Schulz (Universität Stuttgart)
Herr Thomas Bonenberger (Universität Tübingen)
Bewerbung und Zulassung – bwBewZul
Der Arbeitskreis bwBewZul-Unis ermöglicht einen Austausch zwischen den Universitäten im Hinblick auf das Bewerbungs- und Zulassungsverfahren.
Zentrales Thema des Arbeitskreises ist das Dialogorientierte Serviceverfahren (DoSV).
Ziele:
- Austausch von Erfahrungsberichten zu aktuellen Themen
-
Umsetzung neuer Anforderungen durch gesetzliche Vorgaben und durch die Digitalisierung der Prozesse
- Bündelung der Interessen gegenüber der Stiftung für Hochschulzulassung (SfH)
Sprecher:
Herr Marcel Oettrich (Universität Freiburg)
Stellvertretender Sprecher:
Herr Friedrich Lang (Universität Freiburg)
bwH1 Unis
Die Arbeitsgruppe bwH1Unis priorisiert die geplanten Entwicklungen der
HIS eG regelmäßig vor der Sitzung des Beraterkreises Entwicklung und
Technik.
Ziele:
- Eine Abstimmung der Anforderungen innerhalb der HISinOne einsetzenden Universitäten
- Gesammelte Rückmeldung der Entwicklungsschwerpunkte an die HIS eG
Leitung:
Herr Dr. Thomas M. Mann (Universität Freiburg)
bwHiOEXA
Der Arbeitskreis bwHiOEXA dient dem Austausch zwischen den Universitäten, die HISinOne-EXA für das Prüfungs- und Veranstaltungsmanagement einsetzen oder dessen Einführung planen. In monatlichen Telefonkonferenzen werden der aktuelle Stand sowie Fragen und Probleme besprochen. Trotz teils großer Unterschiede bei den Arbeitsabläufen können regelmäßig Best Practices ausgetauscht und eine fruchtbare Zusammenarbeit gefördert werden.
Ziele:
- Regelmäßiger Austausch zu aktuellen Herausforderungen und neuen Anforderungen
- Gegenseitige Hilfestellung bei Problemen
- Koordination und Bündelung der Interessen gegenüber der HIS
Sprecher:
Herr Dr. Volker Schmid (Universität Hohenheim)
Stellvertretende Sprecherinnen:
Frau Anne Brock (Universität Tübingen)
Frau Monika Peters (Universität Mannheim)
Reisekostensachbearbeitung – bwRK SB
Der Arbeitskreis bwRK SB besteht aus Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Reisekostenstellen der baden-württembergischen Universitäten und Hochschulen.
Ziele:
- Regelmäßiger Austausch zu aktuellen Anforderungen
- Gegenseitige Hilfestellung bei Problemlösungen
Sprecherin:
Frau Nicole Fischer (Universität Stuttgart)
bwSVA
bwSVA ist ein Arbeitskreis zur Personalverwaltungssoftware der
HIS eG – HIS SVA – der fachlich Zuständigen aus der Personalabteilung
und den IT-Beauftragten.
Ziele:
- gemeinsame Anpassung der Software für Hochschulen und Universitäten des Landes Baden-Württemberg
- Erfahrungsaustausch insbesondere zu den Themen
- Umsetzung neuer Anforderungen durch gesetzliche Vorgaben in der Software und
- Evaluation neuer Softwareversionen
Sprecherin:
Frau Claudia Bechtold (Universität Freiburg)
Stellvertretender Sprecher:
Herr Daniel Traber (Universität Mannheim)
Schnittstelle SVA/LBV
Die Arbeitsgruppe Schnittstelle SVA/LBV besteht aus Vertreterinnen und Vertretern des Landesamts für Besoldung und Versorgung Baden-Württemberg (LBV), des universitären Arbeitskreises bwSVA und des Hochschulservicezentrums der nicht-universitären Hochschulen Baden-Württembergs (HSZ).
Die Arbeitsgruppe beschäftigt sich mit der Ausgestaltung der automatisierten Schnittstelle zwischen SVA der HIS eG und der Software des LBV Baden-Württemberg. Hier werden die Erweiterungen und Änderungen der Schnittstelle sowie deren fachliche Ausgestaltung besprochen und Anforderungen zur Weitergabe an die Entwicklung final spezifiziert.
Sprecher:
Herr Matthias Paul (Hochschulservicezentrum Baden-Württemberg)
AG DMS
Die Arbeitsgruppe AG DMS etabliert einen landesweiten Erfahrungsaustausch und fördert die Zusammenarbeit im Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) als Grundlage einer strukturierten digitalen Aktenführung und Schriftgutverwaltung. Das DMS ist der Dreh- und Angelpunkt für digitale Fachverfahren und administrative Prozesse sowie deren Workflowmanagement an einer Hochschule.
Ziele:
- Erfahrungsaustausch und Zusammenarbeit zur Nutzung von Synergien
- Bündelung von Anforderungen und gemeinsames Auftreten gegenüber Dienstleistern
- Abstimmung über Individualentwicklungen und ggf. gemeinsamer Beauftragung
Sprecher:
Herr Steffen Elßer (Universität Mannheim)
Stellvertretende Sprecherin:
Frau Carolin Küchle (Universität Stuttgart)
bwFIM
Die Arbeitsgruppe fördert den Austausch und die Zusammenarbeit zum Thema Forschungsinformationsmanagement.
Ziele:
- Erfahrungsaustausch zur Nutzung von Synergien
- Bündelung der Interessen und gemeinsames Auftreten gegenüber Dritten
- Bündelung der Anforderungen und gemeinsames Auftreten gegenüber Dienstleistern
Sprecher:
Herr Dr. Christian Marchetti (Universität Hohenheim)
bwSVA-Web
Der Arbeitskreis bwSVA-Web beschäftigt sich mit den Themen der Webanwendungen der Personalverwaltungssoftware HIS SVA, wie zum Beispiel Zeiterfassung, Abwesenheitserfassung, Bewerbungsmanagement für Mitarbeitende und Reisemanagement. Im Fokus steht auch hier die „Digitalisierung“, also die Schnittstelle der fachlichen Prozesse und der Anwendungsbetreuung aus Sicht der IT.
Ziele:
- Erfahrungsaustausch insbesondere zu den Themen
- Reiseantrag, Reisekostenabrechnung
- Zeiterfassung, Abwesenheitserfassung
- Abstimmung und ggf. gemeinsame Anpassung der Software für die Universitäten des Landes Baden-Württemberg
Sprecherin:
Frau Britta Hammer (Universität Stuttgart)